公開：2026年9月27日 / 更新：2026年9月27日
クイズの準備が進んできたら、参加者への案内も整えておきたいところです。楽しそうな告知を作っても、何を準備すればよいか、どこで参加するかが分からなければ、当日の質問が増えてしまいます。一方で、ルールを全て事前メールへ詰め込むと、大切な情報が埋もれます。この記事では、最初の告知、直前の案内、当日の説明を分け、参加者が次に何をすればよいか伝わる書き方を紹介します。期待を持ってもらう言葉と、迷わず参加するための情報を一緒に整えていきましょう。
最初の告知は、何の時間なのかを伝える
最初に伝えたいのは、開催する理由と、参加者がどんな形で関われるかです。「クイズ大会を開催します」だけでなく、会社の仕事を知る、部署を越えて話す、周年を一緒に振り返るなど、今回の目的を短く添えます。
楽しさを伝えるために、全員が必ず盛り上がる、誰でも簡単に優勝できるといった約束をする必要はありません。「チームで相談しながら、会社にまつわる問題に挑戦します」のように、実際に予定している体験を紹介すると、参加する姿を想像しやすくなります。
個人戦かチーム戦かも、決まっていれば伝えます。人前へ出る必要があるのか、席で参加できるのかは、参加者にとって気になる情報です。代表者が登壇する場面がある場合は、その範囲と決め方を案内に含めるか、後で説明する予定を示します。
開催日、開始時刻、場所、対象者、回答が必要な期限は、見つけやすくまとめます。本文の途中に散らすより、項目として並べると確認しやすくなります。未定の情報は仮の内容と分かるようにし、正式な案内をいつ出すかを伝えます。
最初の告知で、全てのルールを説明する必要はありません。参加者が予定を空ける、参加可否を回答するなど、その時点で必要な行動に絞ります。詳しい説明が後から届くことが分かれば、情報が少なくても不安を残しにくくなります。
事前準備は、必要な行動を具体的に書く
スマホを使う場合は、使う予定があることを事前に伝えます。ただし、アプリのインストールやアカウント登録が必要かどうかは、採用する方式を確認してから書きます。未確定の操作を参加者へ依頼しないようにします。
端末を使えない人や、操作に困る人がいる場合の相談先も用意します。個人の事情を全員の前で説明してもらうのではなく、事前に窓口へ相談できる案内にします。代わりの参加方法が決まっているなら、その内容も簡潔に示します。
社員アンケートや写真の提出をお願いする場合は、参加の案内と提出の依頼を区別します。何を、何のために、どこへ、いつまでに出すのかをそろえます。提出しない場合に大会へ参加できないのか、素材提供だけが任意なのかも曖昧にしないようにします。
持ち物は、実際に必要なものだけを書きます。筆記用具を会場で配るなら、持参を重ねて依頼する必要はありません。社内で配布する案内と会場の準備が一致しているか、運営担当へ確認してください。
参加前に勉強してほしい内容があるなら、その目的と範囲を伝えます。交流のためのクイズなのに、大量の資料を読まないと参加できない印象になっていないかを見ます。予習を前提にしない場合は、そのことを一言添えると参加しやすくなります。
回答が必要な案内では、回答後に何が起きるかも示します。受付完了の連絡があるのか、当日の席を後で知らせるのかなどです。参加者が次の連絡を待ってよい状態か分かると、確認の問い合わせを整理しやすくなります。
直前の案内は、会場へ着くまでを想像して作る
直前案内では、集合場所、受付方法、開始時刻、持ち物、問い合わせ先を再確認します。以前のメールを探さなくても必要な情報へたどり着ける形が便利です。変更がある場合は、変更した点を最初に短く示します。
会場名だけで分かりにくい場合は、入口やフロア、受付の目印を添えます。同じ建物で別のイベントがあるなら、どの表示を見ればよいかを伝えます。案内図を使う際は、現在の配置と一致しているかを確認してください。
チーム番号や席番号を事前に知らせる場合は、当日どこで確認できるかも書きます。案内を持ってこなかった人や、急に参加することになった人への対応も運営側で決めます。参加者へ伝える番号と、回答の番号が違う場合は、混同しない表記にします。
遅れて参加する場合の連絡先や入口も、必要に応じて案内します。途中参加者が司会へ直接話しかけるしかない状態を避け、近くの担当へ相談できる流れを作ります。途中から得点に参加できるかどうかは、決めたルールに合わせて説明します。
オンライン参加がある場合は、参加する場所と回答する場所を分けて示します。会議画面を開けば自動的に回答できるとは限りません。採用する方式を実際に試し、参加者が順番に進められる案内に整えます。
スマホ回答クイズの準備手順や全員参加の設計も参考になります。GROWSのクイズイベント制作では、回答方法と当日の進行に合わせた準備を相談できます。
当日の説明は、聞いた後に一度試せる形にする
当日は、参加者が今から行うことを順番に説明します。チームを確認する、問題を見る、相談する、代表者が回答する、締め切りを待つ、正解を見る。細かな例外から話し始めるより、基本の流れを先に示すと理解しやすくなります。
説明する言葉と画面の表記をそろえます。司会がチーム番号と呼ぶものが、回答画面ではグループ名になっていると迷う場合があります。台本、画面、配布物を並べ、同じ物を同じ言葉で案内しているか確認します。
練習問題では、本番と同じ方法で回答してもらいます。送信したことが分かるか、代表者だけが回答する場合に役割が決まっているか、札を上げるタイミングが伝わるかを見ます。正解できるかより、参加の手順を一通り試す時間にします。
質問を受けるタイミングも作ります。ただ「分かりましたか」と尋ねるだけでは、分からない人が声を上げにくい場合があります。「回答画面が開かない方は近くの担当へお知らせください」のように、具体的な確認をすると動きやすくなります。
配点、同点時の扱い、締め切り後の回答など、結果に関わる条件は最初に伝えます。詳しいルールを全て読み上げる場合も、参加者が今覚えるべき項目を絞って示します。後から条件が変わったように感じられない説明を準備しましょう。
相談が目的のチーム戦では、役割を固定しすぎない案内もできます。答えを書く人、理由を話す人、画面を見る人など、無理のない範囲で関われることを伝えます。発言を強制せず、考える時間を全員に作る言葉を選びます。
案内文のひな型は、自社の条件へ置き換えて使う
最初の告知には、「今回の懇親会では、会社の仕事や社員のことを題材にしたチームクイズを行います。席で相談しながら参加する予定です。参加可否を指定の窓口へお知らせください」といった構成が使えます。これは文例なので、実際の形式と回答先に合わせて書き換えてください。
事前準備の案内は、「当日はスマホを使ってチームの回答を送信する予定です。使用する端末をチーム内で一台決めてください。端末の準備が難しい場合は、事前に担当へご相談ください」のように、行動と相談先をセットにします。採用する方式に合わない条件は入れません。
直前の案内では、「受付でチーム番号をお伝えします。会場内の同じ番号のテーブルへお進みください。開始後に到着した場合は、入口の担当へお声掛けください」と順番を示せます。実際の受付方法と違う案内になっていないか、運営側へ確認します。
当日の説明は、「まず一問、回答の練習をします。この問題は得点に含めません。チームで相談したら、代表の方が一つ選んで送信してください」と、練習の役割から伝えられます。得点に含める方式なら、その条件へ変更してください。
文例を使うときは、日付、時刻、場所、担当名、リンク、回答期限を一つずつ確認します。前回の案内をコピーした場合は、古い情報が残りやすいところです。本文だけでなく、件名や添付資料の名前も見直しましょう。
案内を出す前に、準備に関わっていない人へ読んでもらうと役立ちます。いつどこへ行き、何を持ち、何を回答すればよいかを説明してもらいます。分からなかった項目は、担当者の頭の中にだけある情報かもしれません。
司会台本の作り方と案内文をそろえると、事前に聞いた話と当日の説明がつながります。参加者への連絡も、クイズづくりの一部として準備しておきましょう。分かりやすい案内があれば、当日は内容を楽しむ方へ時間を使いやすくなります。
案内を複数の場所へ掲載する場合は、詳しい情報を一つの確認先へまとめます。メール、社内掲示、チャットで別々の説明を更新すると、古い条件が残ることがあります。短い告知から最新版へ案内できる形にし、変更したときは関係する掲載先も確認しましょう。
参加者から質問が来た場合は、同じ疑問を持つ人がいないかを考えます。個別の事情は個別に対応しつつ、全員に関係する説明不足は案内へ補足します。返信の内容だけでルールが変わらないよう、運営側の判断をそろえることも大切です。
当日のスタッフへは、参加者に送った案内も共有します。運営用の進行表だけを見ていると、参加者が何を聞いて来たか分からない場合があります。受付での質問へ同じ言葉で答えられるよう、告知、直前案内、当日の説明を一緒に確認してください。
案内の完成後は、リンクを実際に開き、回答先や添付資料へ到達できるかを試します。文章が正しくても、参加者が必要な情報を見られなければ行動できません。読む人の権限や利用環境に合っているかを、社内の運用に沿って確認しましょう。
参加案内についてよくある質問
ルールは事前メールへ全て書いた方がよいですか？
予定を空ける、持ち物を準備するなど、事前に必要な情報を優先します。当日の細かな操作は、会場で画面を見ながら試す方が伝わりやすい場合があります。ただし、参加条件や得点に関わる重要なルールは、後から変更したように見えない形で案内してください。
スマホを使えない人への案内はどう書きますか？
個別に相談できる窓口を示し、決まっている代替方法があれば伝えます。使えない理由を全員の前で説明してもらう形は避けます。実際に用意できる参加方法を運営側と確認し、案内だけで対応を約束しないようにしましょう。
案内後に内容が変わった場合はどうしますか？
変更点、参加者が新しく行うこと、以前の案内との違いを最初に示します。最新版へたどり着けるリンクや資料を一つにまとめ、当日のスタッフにも同じ内容を共有します。変更がない部分まで長く書き直すより、何を確認し直せばよいか分かる形にしてください。
この記事を書いた人
島田 忍 SHINOBU SHIMADA
企業の周年イベント・社内表彰式・キックオフ・内定式などの企画・プロデュースを手がける。インナーブランディングを軸に、組織の想いを伝え、人と人のつながりを育むイベントづくりに取り組んでいます。
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